Das Open-Source-Literaturverwaltungsprogramm Zotero bietet nützliche Funktionen für das Organisieren und Zitieren von Literatur. Darunter zählen beispielsweise Funktionen, wie das Hinzufügen und Ordnen von Literatur sowie eine Zitationsunterstützung in Word. Hier geht es zur Beschreibung und Installation.

Programmaufbau

Auf der Startseite, die nach dem Öffnen des Programms erscheint, lassen sich an der linken Seite (1) Sammlungen finden, in denen sich die Literatur, die in der Mitte (2) angezeigt wird, befindet. Auf der rechten Seite (3) erscheinen Informationen über die ausgewählte Literatur (vgl. Abb 1).

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Abbildung 1: Aufbau der Startseite von Zotero

Oben rechts befindet sich das Sync-Symbol. Dieses ermöglicht die Synchronisation der Daten im Zotero Online-Account (vgl. Abb. 2).

Nach der Anmeldung können Sie die in Ihrem Account gespeicherten Inhalte auf mehreren Endgeräten abrufen. Über die Zotero-Internetseite haben Sie zudem Zugriff auf Ihre angelegten Sammlungen und können diese dort bearbeiten.

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Abbildung 2: Synchronisation mit der Internetseite

Gruppen anlegen

Wenn Zotero installiert ist, befindet sich zu Beginn ein Symbol in Form eines Hauses mit der Aufschrift „meine Bibliothek“, in denen angelegte Sammlungen untergeordnet werden (vgl. Abb. 3). Gruppen dienen dazu, angelegte Sammlungen mit anderen Menschen zu teilen.

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Abbildung 3: Gruppe mit Sammlungen

Weitere Gruppen können nicht über das Programm erstellt werden, sondern müssen über die Internetseite angelegt werden, indem unter „Datei“ die Einstellung „Neue Bibliothek“ gewählt wird. Im Folgenden wird die Einstellung „Neue Gruppe…“ ausgewählt (vgl. Abb. 4). Sie werden anschließend auf die Internetseite weitergeleitet und müssen sich dort mit Ihrem Account anmelden. Danach folgen Sie den Schritten auf der Internetseite.

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Abbildung 4: Neue Gruppen erstellen

Sammlungen anlegen

Innerhalb der „Gruppen“ können „Sammlungen“ erstellt werden, in denen Literatur und Notizen
gespeichert werden können. Durch die Möglichkeit mehrere Sammlungen erstellen zu können,
kann die Literatur zum Beispiel einzelnen Unternehmen zugeordnet werden. Sammlungen
können Sie erstellen, indem das im Bild markierte Symbol gewählt wird oder, indem mit einem
Doppelklick auf „Meine Bibliothek“ die Option „Neue Sammlung…“ gewählt wird, s. Abb. 5.

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Abbildung 5: Sammlungen erstellen, benennen und zuordnen

Im folgenden Dialog, s. Abb. 6, vergeben Sie einen Namen für die Sammlung und wählen aus, in welcher Bibliothek diese angelegt werden soll. Es ist außerdem möglich, Untersammlungen zu erstellen, um Inhalte weiter zu strukturieren.

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Abbildung 6: Neue Sammlung benennen und zuordnen

Untersammlungen können auch per Rechtsklick auf eine bestehende Sammlung und Auswahl von Neue Untersammlung angelegt werden, s. Abb. 7.

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Abbildung 7: Neue Untersammlungen erstellen

Literatur manuell hinzufügen

Literatur kann manuell zu einer Sammlung hinzugefügt werden, indem Sie das Symbol mit dem Blatt und dem Pluszeichen auswählen. Anschließend wählen Sie den passenden Publikationstyp aus der Liste aus.

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Abbildung 8: Manuelles Hinzufügen von Literatur

Nach dem Anlegen des Eintrags müssen die bibliografischen Angaben im rechten Informationsbereich manuell ergänzt werden, s. Abb. 9. Die verfügbaren Felder variieren je nach gewähltem Publikationstyptyp.

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Abbildung 9: Auszufüllende Felder

Achten Sie daher darauf, den möglichst passenden Typ auszuwählen.

Literatur über den „Identifier“ einfügen

Ist ein eindeutiger Identifikator wie ISBN oder DOI bekannt, können Literaturangaben automatisiert übernommen werden. Diese Methode ist schneller als das manuelle Einfügen, da die bibliografischen Daten automatisch ergänzt werden.

Wählen Sie dazu das Symbol mit dem Zauberstab oberhalb der mittleren Spalte, s. Abb. 10. Geben Sie den entsprechenden Identifier ein oder fügen Sie ihn ein. Zotero erkennt den Identifier und legt automatisch einen neuen Eintrag in der Sammlung an.

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Abbildung 10: Literatur hinzufügen mit Identifier

Prüfen Sie die automatisch übernommenen Daten anschließend auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Literatur einfügen mit dem „Zotero Connector“

Der Zotero Connector ist eine Browser-Erweiterung, mit der Sie Literatur direkt aus dem Internet in Ihre Zotero-Bibliothek übernehmen können. Die Erweiterung steht für gängige Browser zur Verfügung und kann über die Zotero-Webseite heruntergeladen werden, s. Abb. 11.

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Abbildung 11: Zotero Connector herunterladen

Nach der Installation erscheint ein Symbol in der Symbolleiste Ihres Browsers. Wenn Sie sich auf einer Webseite mit bibliografisch erfassbarer Literatur befinden, können Sie über dieses Symbol den Eintrag direkt in Zotero speichern. Dabei können Sie auswählen, in welcher Sammlung der Eintrag abgelegt werden soll, s. Abb. 12.

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Abbildung 12: Übernahme von Literatur über den Connector

Der Zotero Connector eignet sich besonders für die Übernahme von Literatur aus Datenbanken oder aus THMfind.

Kategorisierung der Einträge

Bei umfangreichen Sammlungen helfen Sortierfunktionen, den Überblick zu behalten. Über die Spaltenüberschriften in der mittleren Ansicht können Einträge beispielsweise nach Titel oder Ersteller alphabetisch sortiert werden.

Zusätzlich können Sie sich über das Büroklammer-Symbol alle Einträge anzeigen lassen, die Anhänge wie PDFs enthalten.

Einträge in einer Sammlung suchen

Über die Suchleiste oberhalb der Literaturliste können Sie gezielt nach Einträgen innerhalb einer Sammlung suchen. Dabei werden auch Inhalte aus Notizen und angehängten PDFs berücksichtigt.

Mit der Erweiterten Suche lassen sich Suchanfragen weiter eingrenzen, zum Beispiel auf bestimmte Sammlungen oder Felder.

Tags

Tags ermöglichen eine thematische Verschlagwortung von Literatur- und Notizeinträgen. Um einem Eintrag ein Tag hinzuzufügen, wählen Sie diesen aus und fügen im rechten Informationsbereich unter Tags einen neuen Begriff hinzu.

Alle verwendeten Tags werden gesammelt in der linken unteren Ecke angezeigt. Durch Auswahl eines Tags können Sie sich alle entsprechend gekennzeichneten Einträge anzeigen lassen.

Automatisch hinzugefügte Tags, beispielsweise beim Import über den Zotero Connector, können bei Bedarf ausgeblendet oder gelöscht werden.

Einträge miteinander als „verwandt“ kennzeichnen

Neben Tags können Einträge auch direkt miteinander verknüpft werden. Wählen Sie dazu einen Eintrag aus und öffnen Sie im rechten Bereich den Reiter Verwandt. Über das Pluszeichen können Sie weitere Einträge auswählen, die inhaltlich zusammengehören.

Verknüpfte Einträge lassen sich später gegenseitig aufrufen, indem Sie auf den jeweiligen Verweis klicken.

Notizen einfügen und bearbeiten

Zotero ermöglicht es, Notizen zu einzelnen Literatureinträgen oder als eigenständige Einträge zu erstellen. Notizen zu einem Literatureintrag fügen Sie über einen Rechtsklick auf den Eintrag oder über das entsprechende Symbol im rechten Bereich hinzu.

Notizen lassen sich ähnlich wie in einem Textverarbeitungsprogramm formatieren. Sie können Text strukturieren, Links einfügen oder Zitate ergänzen. Die erste Zeile einer Notiz wird in der Übersicht als Titel angezeigt.

Eigenständige Notizen können über das Symbol Neue eigenständige Notiz oberhalb der Literaturliste erstellt werden.

Notizen können in Word über den Reiter Zotero direkt in das Dokument eingefügt werden. Bevor eine mit der Literatur verknüpfte Notiz eingefügt wird, wird der Zitationsstil abgefragt.

PDFs einfügen und bearbeiten

PDF-Dateien können automatisch oder manuell zu Ihrer Bibliothek hinzugefügt werden. Beim Import über den Identifier oder den Zotero Connector werden verfügbare PDFs häufig direkt angehängt.

Alternativ können Sie über Anhang hinzufügen → Datei hinzufügen eine PDF-Datei manuell importieren. PDFs lassen sich direkt in Zotero öffnen, lesen und mit Markierungen oder Kommentaren versehen.

Literaturnachweise und die Wahl der Zitationsstile

Zotero kann Literaturnachweise direkt in Microsoft Word einfügen. Nach der Installation erscheint dort ein zusätzlicher Reiter Zotero.

Bevor ein Nachweis eingefügt wird, legen Sie den gewünschten Zitationsstil fest. Zotero bietet eine große Auswahl gängiger Zitationsstile, die bei Bedarf angepasst werden können.

Die Auswahl an Zitationsstilen steht in den Zotero-Einstellungen unter Zitieren bereit, s. 1 in Abb. 13. Die Funktion Zusätzliche Stile erhalten, s. 2 in Abb. 13, bietet die Möglichkeit, nach weiteren Zitationsstilen zu suchen.

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Abb. 13 Zitationsstile

Um einen Nachweis einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument und wählen Add/Edit Citation. Die Quelle kann bei Bedarf um zusätzliche Angaben, beispielsweise Seitenzahlen, ergänzt werden.

Automatisches Literaturverzeichnis erstellen

Sobald sich mindestens ein Zotero-Nachweis im Dokument befindet, können Sie über Add/Edit Bibliography automatisch ein Literaturverzeichnis erstellen. Dieses wird aus den im Text verwendeten Nachweisen generiert.

Um mit Zotero Literaturnachweise erstellen zu können, muss das Programm im Hintergrund geöffnet sein. Bei nachträglichen Änderungen oder Ergänzungen aktualisiert Zotero das Literaturverzeichnis automatisch.

Allgemeine Verwaltung des Literaturprogramms

Über Bearbeiten → Einstellungen können Sie Zotero an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anpassen. Dort finden Sie unter anderem Optionen zur Synchronisation, zum Speicherort von Dateien und zu Zitierstilen.

Weitere Unterstützung bietet der Menüpunkt Hilfe, über den Sie unter anderem Zugriff auf Anleitungen und Hinweise zur Problembehebung erhalten.

Alle Änderungen in Zotero werden automatisch gespeichert. Ein manuelles Speichern ist nicht erforderlich.