5.3 Wissenschaftliches Schreiben mit Word
Wie arbeite ich effektiv mit Word?
Das Textverarbeitungsprogramm Word bietet nützliche Funktionen für das wissenschaftliche Schreiben, wie beispielsweise Formatvorlagen und automatische Verzeichnisse.
- 1 Aufbau von Word 2016
- 2 Form und Format des Dokuments Ihrer wissenschaftlichen Arbeit
- 3 Abbildungen und Tabellen beschriften
- 4 Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
- 5 Kopf- und Fußzeilen
- 6 (Formatierungs-)Abschnitte
- 7 Verweise
- 8 Citavi und Word
- 9 Wichtige Shortcuts
- 10 Zwischenspeicherung
- 11 Beispieldokument
Aufbau von Word 2016
Wie in Abbildung 1 abgebildet, ist Word 2016 in verschiedene Reiter aufgeteilt, jeder Reiter ist thematisch abgegrenzt und beinhaltet eigene Befehle:
Die Bildschirmgröße ist in Word ausschlaggebend dafür, ob alle Felder und Befehle sichtbar sind.
Eine Übersicht zu den Reitern in Word finden Sie in Tabelle 1.
Tabelle 1: Reiter in Word
Reiter | Erklärung |
|---|---|
Datei | Sub-Menü auf der linken Seite und zugehörige Funktionen:
|
Start | Unter dem Reiter Start findet man allerlei Befehle/Funktionen, vor allem zu Formatierungsfragen. In der Gruppe Schriftart findet man unterschiedliche Möglichkeiten der Textbearbeitung, die jedoch eher selten benötigt werden, wenn die Formatvorlagen sinnvoll eingerichtet sind. In der Gruppe Absatz findet man alles was mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen mit verschiedenen Ebenen, wie es beispielsweise das Inhaltsverzeichnis einer Thesis ist. Für die Funktionen der Textausrichtung und den Zeilenabstand gilt dasselbe wie für die Schriftarten. Sie sollten nicht einzeln sondern im Zuge der Formatvorlagen definiert werden. Die nächste Gruppe ist die der Formatvorlagen. Unter dem Punkt "Form und Format" wird darauf genauer eingegangen. |
Einfügen | Der Reiter Einfügen beinhaltet alles, was man außer Text noch in ein Word-Dokument einfügen kann, z.B. Bilder, Formen, Kommentare, Links und Tabellen. Es können einfache Tabellen ohne Rechenfunktion eingefügt werden, aber auch eine Excel-Kalkulationstabelle. Unter dem Reiter Einfügen sind ebenso die Kopf- und Fußzeile als auch die Seitenzahlen zu finden. |
Entwurf | Der Reiter Entwurf wird nicht näher erläutert, da er für das wissenschaftliche Arbeiten mit Word nicht benötigt wird. |
Layout | Unter dem Reiter Layout findet man alles, was mit dem Design des Dokuments zu tun hat, so z.B. unter der Gruppe "Seite einrichten" die Seitenränder, Silbentrennung und Umbrüche. In der Gruppe "Absatz" kann man Einzüge und Abstände als auch Zeilen- und Seitenumbrüche - mit Klick auf den kleinen Pfeil in der rechten Ecke - ändern. Die Gruppe "Absatz" unter dem Reiter Layout sollte nicht gebraucht werden, sofern die Formatvorlagen sinnvoll genutzt werden. |
Verweise | Die Verweise sind unter zwei verschiedenen Reitern zu finden, einmal unter Einfügen, siehe Abbildung 2, und einmal unter Verweise, siehe Abbildung 3. Abbildung 2: Verweise unter dem Reiter Einfügen Unter dem Reiter Einfügen findet man die Optionen, einen Link, einen Querverweis oder eine Textmarke einzufügen, wie in Abbildung 2 zu sehen. Abbildung 3: Reiter Verweise Unter dem Reiter Verweise findet man ebenso wie beim Reiter Einfügen die Querverweise. In einer wissenschaftlichen Arbeit wird im Normalfall auf Abbildungen und Tabellen oder/und bestimmte Stellen im Dokument hingewiesen. Tabellen als auch Abbildungen sollten direkt mit Querverweisen angelegt werden, da so am Ende nicht mehr überprüft werden muss, ob die Nummern und Bezeichnungen noch stimmen. |
Sendungen | Der Reiter Sendungen wird nicht näher erläutert, da er für das wissenschaftliche Arbeiten mit Word nicht benötigt wird. |
Überprüfen | Der Reiter Überprüfen hilft dabei, das Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik zu prüfen, bietet einen Thesaurus an und zählt die Wörter im Dokument. Er bietet außerdem die Möglichkeit, die Sprache für die Korrekturhilfen festzulegen. Kommentare kann man ebenfalls über diesen Reiter an bestimmte Stellen im Text anfügen - direkt beim Schreiben oder beim Korrekturlesen. |
Ansicht | Wichtige Funktionen des Reiters Ansicht sind das Lineal, mit dem Seitenränder- und Tabstoppositionen angezeigt werden. |
Form und Format des Dokuments Ihrer wissenschaftlichen Arbeit
Unter Form und Format verbirgt sich die Gestaltung der wissenschaftlichen Arbeit.
Unter dem Reiter Layout können die Seitenränder gemäß der Vorgaben der Hochschule bzw. des Fachbereichs zu Beginn des Schreibens eingerichtet werden, der grüne Kreis in Abbildung 4 zeigt die Seitenränder-Funktion. Ebenso ist die Silbentrennung hier festzulegen, siehe hierzu die grüne Ellipse in Abbildung 4. Dabei ist zu beachten, dass man die Nutzung der "automatischen Silbentrennung" mit dem Betreuer der Arbeit absprechen sollte.
Funktionen wie Einzüge oder Abstände sollten im Rahmen der Formatvorlagen definiert werden und nicht einzeln unter dem Reiter Layout.
Mit Hilfe von Formatvorlagen können bestimmte Elemente des Textes definiert werden, so zum Beispiel der normale Text, Überschriften auf unterschiedlichen Ebenen, Beschriftungen, Listen und Fußnoten. Durch die Definition unterschiedlicher Formatvorlagen kann man Zeit sparen und Formatierungs-Unfälle vermeiden.
Das heißt, sobald ein Dokument angelegt wird, sollten - nach dem Einrichten der Seitenränder - die Formatvorlagen für die unterschiedlichen Textelemente erstellt werden.
Die Formatvorlagen sind unter dem Reiter Start zu finden.
Über den Pfeil unter Formatvorlagen können Formatvorlagen mit einem Rechtsklick und "Ändern" angepasst werden, wie in Abbildung 5 mit Pfeilen dargestellt:
Abbildungen und Tabellen beschriften
Um Textelemente wie Abbildungen und Tabellen zu beschriften, nutzen Sie die Funktion "Beschriftung einfügen..." im Kontextmenü des Textelements. Die Beschriftung erfolgt mit der Formatvorlage "Beschriftung", s. Abbildung 6.
Die hinterlegte Beschriftung erscheint bei dem jeweiligen Textelement und im dazugehörigen Verzeichnis, das heißt, dem Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis (Beispiel s. Abbildung 7).
Um ein bündiges Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis wie in Abbildung 7 zu erhalten, benötigen Sie:
Tabstopps in der Formatvorlage "Beschriftung" und
einen hängenden Einzug sowie gebündelte Absätze in der Formatvorlage " Abbildungsverzeichnis", wie im nächsten Abschnitt Inhalts-, Abbildungs-, und Tabellenverzeichnis auf dieser bibTutorial-Seite erläutert.
Zu den Tabstopps in der Formatvorlage "Beschriftung": Um die Tabstopps festzulegen, ändern Sie die Formatvorlage unter Format > Tabstopp... . Setzen Sie die Tabstoppposition möglichst klein (beispielsweise bei 1,65 und 2 cm, links ausgerichtet, ohne Füllzeichen), sodass die Elementnummerierung und der Titel des Textelements nicht weit voneinander entfernt sind, wie Abbildung 8 zeigt.
Um eine Quellenangabe aus der Beschriftung im Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis zu unterdrücken, gehen Sie wie folgt vor:
Blenden Sie Ihre Absatzmarken ein
Trennen Sie Ihren Quellennachhweis mit einem Zeilenumbruch (Enter) von Ihrer Bildbeschriftung
Setzen Sie Ihren Cursor an das Ende Ihrer Bildbeschriftung und nutzen Sie die Tastenkombination Strg+Alt+Enter, um Bildbeschriftung und Quelle zusammenzuführen und einen Formatvorlagenwechsel dazwischen einzufügen
Achten Sie darauf, dass nur ein Leerzeichen zwischen Bildbeschriftung und Quelle steht
Aktualisieren Sie Ihr Abbildungsverzeichnis
Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
Zum einen besteht die Möglichkeit, das Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis händisch einzugeben.
Zum anderen besteht die Möglichkeit, das Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis automatisch von Word ausgeben zu lassen.
Voraussetzung für die automatische Erstellung von Verzeichnissen ist, dass...
... die Kapitelüberschriften mit den Formatvorlagen für Überschriften auf verschiedenen Ebenen formatiert sind.
... die Beschriftung Ihrer Abbildungen in Ihrem Dokument mit der Formatvorlage Beschriftung formatiert ist.
... den Tabellenüberschriften ebenso die Formatvorlage Beschriftung zugewiesen ist.
Sofern die jeweilige Voraussetzung erfüllt ist, kann unter dem Reiter Verweise ein automatisches Inhaltsverzeichnis ausgewählt werden. Abbildung 9 zeigt auf, dass auch das automatische Abbildungsverzeichnis, Formelverzeichnis und Tabellenverzeichnis unter dem Reiter Verweise erstellt wird. Das automatische Tabellenverzeichnis und Formelverzeichnis ist unter der Funktion Abbildungsverzeichnis hinterlegt, hierfür muss die Beschriftungskategorie Tabelle bzw. Formel ausgewählt werden:
Für ein bündiges Tabellen- und Abbildungsverzeichnis benötigen Sie, wie im Abschnitt Abbildungen und Tabellen beschriften auf dieser bibTutorial-Seite angekündigt:
Tabstopps in der Formatvorlage "Beschriftung" (s. dazu: Abschnitt Abbildungen und Tabellen beschriften) und
einen hängenden Einzug sowie gebündelte Absätze in der Formatvorlage "Abbildungsverzeichnis"
Zum hängenden Einzug und den gebündelten Absätzen in der Formatvorlage "Abbildungsverzeichnis": Die Formatvorlage "Abbildungsverzeichnis" bestimmt die Darstellung von Abbildungs- und Tabellenverzeichnis. Ändern Sie die Formatvorlage unter Format > Absatz... > Einzüge und Abstände (s. Abbildung 10).
Richten Sie den Text links aus, um zu verhindern, dass längere Abbildungstitel über eine Zeile gezogen werden. Legen Sie unter Einzug rechts einen Abstand zwischen Beschriftung und Seitenzahl fest, beispielsweise 0,8 cm. Unter Sondereinzug stellen Sie "Hängend" ein, beispielsweise um 2,45 cm. Variieren Sie die Größe der Einzüge gerne, bis Ihnen die Darstellung in den Verzeichnissen gefällt. Haken Sie zudem in der Formatvorlage "Abbildungsverzeichnis" unter Format > Absatz... > Zeilen- und Seitenumbruch bei Paginierung die "Absatzkontrolle" und "Diesen Absatz zusammenhalten" an. Die Absatzkontrolle sorgt dafür, dass keine einzelnen Zeilen am Seitenende oder -anfang stehen. Durch die Funktion "Diesen Absatz zusammenhalten" werden die Absätze Ihrer Verzeichnisse stets gebündelt verschoben, z. B. auf eine neue Seite.
Damit die Verlinkungen der automatischen Verzeichnisse zur jeweiligen Stelle im Dokument auch im PDF-Dokument verlinkt bleibt, muss der Haken bei "Links anstelle von Seitenzahlen" gesetzt sein.
Die Überschriften des Inhaltsverzeichnisses können als Lesezeichen im PDF-Dokument angezeigt und genutzt werden. Dafür speichern Sie das Dokument über die Funktion "Als Adobe PDF speichern" auf Ihrem Laufwerk ab. Sofern Sie mit dem Adobe Reader arbeiten, nutzen Sie die Funktion "Speichern unter", wählen das Format "PDF" aus und setzen unter "Optionen" den Haken bei "Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften".
Kopf- und Fußzeilen
Die Kopf- und Fußzeilen können entweder...
...über einen Doppelklick in den Bereich gestaltet werden oder
...über den Reiter Einfügen in der Gruppe Kopf- und Fußzeile.
Damit die Kopf- und Fußzeile des Deckblatts anders als vom Rest des Dokuments gestaltet werden kann, muss ein Abschnittsumbruch nach dem Deckblatt eingefügt werden. Wie das funktioniert, wird unter (Formatierungs-)Abschnitte erläutert.
Kapitelüberschriften in der Kopfzeile einfügen:
Über die Gruppe "Dokumentinformationen" im Reiter "Entwurf" der Kopf und- Fußzeilentools muss ein "Feld..." eingefügt werden. Hier wählt man als Feld "StyleRef" und unter Formatvorlagenname "Überschrift 1" aus. Sobald man mit OK bestätigt, werden die Kapitelüberschriften der Ebene 1 auf den Seiten wiederholt, sodass Lesende zu jedem Zeitpunkt wissen, in welchem Kapitel sie sich befinden.
Damit diese bei der Einleitung der Arbeit anfangen, muss vor der Einleitung ebenso ein Abschnittsumbruch eingefügt werden.
Seitenzahlen
Damit das Dokument eine Zählung erhält, wird über den Reiter Entwurf der Kopf- und Fußzeilentools ganz links die Funktion Seitenzahl ausgewählt. Hier trifft man die gewünschte Auswahl.
Mit Rechtsklick auf die so eingefügte Seitenzahl kann man diese formatieren. Beispielsweise kann die Zählung im ersten Abschnitt des Dokuments mit römischen Ziffern formatiert werden. Die römische Zählung fängt nach dem Deckblatt mit römisch II an.
Ab der Einleitung, in der der eigentliche Text beginnt, startet die Zählung neu und mit arabischen Ziffern. Damit die Seitenzahlen an dieser Stelle neu beginnen können, muss vor der Einleitung ein Abschnittsumbruch eingefügt werden.
(Formatierungs-)Abschnitte
Formatierungsabschnitte werden beispielsweise für...
...unterschiedliche Seitenzählungen innerhalb des Dokuments,...
...unterschiedliche Seitenränder und...
...weitere unterschiedliche Layout-Formatierungen innerhalb eines Dokuments benötigt.
Ein Abschnittsumbruch wird immer am Ende eines beendeten (Formatierungs-)Abschnitts eingefügt.
Über den Reiter Layout in der Gruppe Seite einrichten wählt man hierfür das Dropdown-Menü für Umbrüche aus und wählt den Umbruch namens "Nächste Seite" aus.
Verweise
Sofern nicht mit Citavi gearbeitet wird, können unter dem Reiter Verweise Fußnoten eingefügt werden. Fußnoten werden ebenso für Erklärungen und nicht nur für das Zitieren, falls ein Fußnotenstil vorgegeben ist, verwendet.
Hier finden sich ebenso die Querverweise. Mit Hilfe von Querverweisen im Text kann auf bestimmte Stellen im Dokument verwiesen werden, beispielsweise Überschriften, Abbildungen oder Tabellen.
Ein Querverweis ist ein Link innerhalb des Dokuments mit automatisch generiertem Text, hierbei stehen verschiedene Optionen zur Auswahl. Mit Rechtsklick auf solch einen Verweis im Text können die Felder aktualisiert werden.
Citavi und Word
Citavi und Word-Formatvorlagen
Kurznachweise im Text können ab Citavi 5.2 als Hyperlinks mit dem Vollbeleg im Literaturverzeichnis verknüpft werden. Diese Kurznachweise können auch in der PDF als klickbare Links gespeichert werden.
Im Benutzerhandbuch von Citavi stehen die nachfolgenden Anleitungen:
Nachweise im Text mit Literaturverzeichnis verknüpfen
Klicken Sie in Citavis Word Add-in auf Optionen.
Aktivieren Sie im Abschnitt Literaturverzeichnis erstellen die Option Nachweise im Text mit Literaturverzeichnis verlinken.
Schließen Sie das Fenster mit OK.
Wichtig
Damit Sie die Funktion nutzen können, muss die Option Dokument-QuickInfos beim Daraufzeigen anzeigen aktiviert sein. Sie finden diese Einstellung in den Word-Optionen auf der Registerkarte Anzeige im Abschnitt Optionen für die Seitenanzeige.
PDF-Kopie mit klickbaren Links erstellen
Erstellen Sie eine Kopie des Word-Dokuments, in dem die von Citavi eingefügten Felder zu statischem Text umgewandelt und mit einem Hyperlink hinterlegt sind. Wählen Sie dazu in Citavis Word Add-In aus dem Menü Umwandeln den Befehl Citavi-Felder in Text umwandeln (inkl. Hyperlinks).
Speichern Sie die neue Word-Datei im PDF-Format. Wählen Sie dazu in Word aus dem Menü Datei > Speichern unter den Dateityp PDF aus. Alternativ dazu wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Drucken. Wählen Sie als Drucker Ihren bevorzugten PDF-Druckertreiber und klicken Sie auf Drucken.
Wichtige Shortcuts
Alles markieren | Strg + A |
Dokument speichern | Strg + S |
Dokument speichern unter ... | F12 |
Einfügen | Strg + V |
Feld / Verzeichnis aktualisieren | Auswählen + F9 |
Fußnote einfügen | Strg + Alt + F |
Geschütztes Leerzeichen | Strg + Shift + Leertaste |
Kopieren | Strg + C |
Markierung ausschneiden | Strg + X |
Rückgängig | Strg + Z |
Seitenumbruch einfügen | Strg + Enter |
Wörter zählen | Strg + Shift + I |
Zwischenspeicherung
Empfehlung: Tägliche Speicherung des Dokuments unter neuem Namen, damit man bei einem Formatierungs-Unfall nicht auf uralte Versionen des Dokuments zurückgreifen muss.
Außerdem ist es empfehlenswert zwischendurch das Dokument zu speichern, falls PC oder Word abstürzen sollten.
Word bietet dafür die automatische Speicherung an, die in Word 2016 voreingestellt ist.
Der Abbildung 7 kann der Weg zu den Speicheroptionen in Word entnommen werden: Reiter "Datei" > "Optionen" > "Speichern"
Beispieldokument
Dieses Dokument stellt einen beispielhaften Aufbau einer wissenschaftlichen Arbeit dar. Ziel ist es, die Vorteile von Formatvorlagen, Verzeichnis- und Verweisfunktionen in Word zu veranschaulichen. Das Dokument ist keine allgemeingültige Vorlage für Hochschulschriften an der THM. Je nach Fachbereich unterscheiden sich die Vorgaben für das wissenschaftliche Arbeiten. In diesem Dokument wurden die Einstellungen umgesetzt, die im bibTutorial unter Formale Gestaltung der wissenschaftlichen Arbeit zu finden sind. Diese Einstellungen müssen bei Bedarf an die Vorgaben der Fachbereiche angepasst werden.
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